Městský soud v Praze vydal pod č. j. 54 Co 217/2024-259 rozsudek, v němž se zabýval problematikou přijatelnosti elektronických podpisů pro právní jednání v písemné formě (dále jen „Rozsudek“). Nejen, že dal za pravdu soudu první instance ohledně případu koupě nemovitosti, ale především ve svém odůvodnění potvrdil platnost prostých elektronických podpisů pro právní jednání učiněná v písemné formě.
Jedná se o zcela stěžejní rozhodnutí, jehož precizní odůvodnění přináší vítanou modernizaci možností uzavírání právního jednání. V tomto článku se budeme zabývat klíčovými body argumentace Rozsudku, jeho přínosem pro současnou úpravu uzavírání právních jednání a jeho praktickým dopadem zejména v oblasti HR.
Obecně k elektronickým podpisům
Otázka elektronických podpisů je upravena hned několika právními předpisy, základ ovšem tvoří ustanovení § 561 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů („OZ“), které zavedlo možnost elektronického podepisování, s dodatkem, že jiný právní předpis stanoví, jak lze písemnost elektronicky podepsat.[1] Tímto jiným právním předpisem je nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES, v běžné praxi známé jako eIDAS („eIDAS“). Na toto evropské nařízení pak navazuje zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů („ZoSl“).
Česká legislativa v současné době rozlišuje celkem 4 druhy elektronických podpisů:
- kvalifikovaný elektronický podpis – zaručený elektronický podpis vytvořen kvalifikovanými prostředky pro vytváření elektronických podpisů, který je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy (čl. 3 odst. 12 eIDAS);
- zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu – spolu s kvalifikovaným elektronickým podpisem jde o tzv. uznávaný elektronický podpis ve smyslu § 6 odst. 2 ZoSl;
- zaručený elektronický podpis, který není založený na kvalifikovaném certifikátu – tento podpis splňuje veškeré náležitosti dle čl. 26 eIDAS, nicméně postrádá podmínku kvalifikovaného certifikátu vydaného kvalifikovaným poskytovatelem služeb; a
- prostý elektronický podpis – data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která osoba používá k podepsání (čl. 3 odst. 10 eIDAS).
Z uvedeného dělení vyplývá, že tzv. uznávaný elektronický podpis není samostatnou kategorií elektronického podpisu, ale jde pouze o legislativní zkratku pro dvě kategorie, které jsou z právního hlediska bez dalšího považovány za přijatelné: kvalifikovaný elektronický podpis a zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu. Podle § 6 odst. 1 ZoSl jde o minimální úroveň podpisu přijatelného pro jednání vůči veřejné správě.
Prostým elektronickým podpisem se rozumí např. uvedení jména a příjmení na konci emailu či přiložení obrázku nebo skenu fyzického podpisu na elektronický dokument, ale také využití stále populárnějších služeb jako jsou DocuSign nebo Signi.
Na rozdíl od prvních tří kategorií elektronického podpisu byl prostý elektronický podpis dosud považován za méně průkazný. V případě, kdy z právního jednání opatřeného prostým elektronickým podpisem vyvstal spor, bylo nutné prokazovat identitu podepisující osoby a skutečnost, že podpisem skutečně projevila svoji vůli. Zatímco u kvalifikovaného elektronického podpisu není nic podobného zapotřebí, neboť má stejné účinky jako úředně ověřený fyzický podpis.
Doposud však nebylo jasné, zda pro soukromoprávní jednání postačí jen prostý elektronický podpis, či zda je nutná jedna z „vyšších forem“ elektronického podpisu. A právě na tuto nejistotu reaguje Rozsudek potvrzující, že prostý elektronický podpis postačuje k uzavření soukromoprávního právního jednání, při využití např. služby DocuSign tedy půjde o dodržení požadavku písemné formy dle OZ. Ačkoliv Rozsudek zatím nebyl potvrzen Nejvyšším soudem České republiky, který judikaturu sjednocuje, lze jej i tak vítat, neboť vnáší větší míru jistoty do právních jednání učiněných v elektronické podobě.
Klíčové body odůvodnění
Soud se Rozsudkem ztotožnil s rozhodnutím soudu první instance v otázce sporu mezi realitní kanceláří a zájemcem o služby. Realitní kancelář, v souladu se zprostředkovatelskou smlouvou, obstarala uzavření dohody o koupi nemovitosti, ve které mimo jiné žalovaná akceptovala i změnu výše kupní ceny. Žalovaná následně odmítla uhradit realitní kanceláři provizi, přičemž svůj postoj podpořila (krom dalších argumentů) i tvrzením, že tato dohoda byla podepsána prostřednictvím aplikace DocuSign prostým elektronickým podpisem, nikoliv zaručeným elektronickým podpisem, tudíž nemohlo dojít k platnému právnímu jednání v předepsané písemné formě.
Proti tomuto argumentu žalované se však soud ostře ohradil a prohlásil, že žalovaná se mýlí, pokud se domnívá, že pro platnost právního jednání učiněného elektronickými prostředky je bez dalšího vyžadován zaručený elektronický podpis. Soud odkázal zejména na zmíněný § 561 odst. 1 OZ, ale i na eIDAS, které je přímo použitelným právním předpisem EU. Nařízení eIDAS rozlišuje sice pouze 3 druhy elektronického podpisu (kvalifikovaný, zaručený a prostý), ale i prostému elektronickému podpisu zaručuje jak funkci právní relevance (elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky), tak funkci důkazní (nesmí být odmítán jako důkaz).
Soud taktéž odkázal na ustanovení § 7 ZoSl, podle něhož lze k podepisování elektronickým podpisem použít kromě uznávaného elektronického podpisu případně i jiný typ podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než způsobem uvedeným v § 5.[2] Tedy v případě, kdy dokument podpisem opatřuje jiný než veřejnoprávní podepisující, nebo osoba mimo výkon své působnosti. Dle argumentace soudu se jiným typem elektronického podpisu rozumí právě prostý elektronický podpis, neboť právní úprava žádný další „neuznávaný“ typ elektronického podpisu nerozlišuje.
Stále sice platí, že u prostého elektronického podpisu je třeba prokazovat identitu podepisující osoby a skutečnost, že podepisující osoba projevila svoji vůli, soud však dovodil, že v praxi se zpravidla s dokumentem pojí i další přímé a nepřímé důkazy, které identitu i vůli podepisující osoby dokáží potvrdit. Především zmínil následné chování stran při plnění závazku. Z toho pak lze poměrně spolehlivě dovodit, že jeho vzniku předcházel předmětný dokument a zřejmě i co bylo jeho obsahem.
Konečně pak soud uvedl, že ani při klasickém podpisu na dokumentu v listinné podobě není vždy zcela zaručena určitost autorova podpisu. Podpis pouze vytváří důkaz, na jehož základě lze s určitou pravděpodobností předpokládat, že autorem projevu vůle na listině je osoba, která tuto listinu podepsala.
Co je a co není prostý elektronický podpis?
V kontextu Rozsudku lze tedy říct, že podepsání elektronického dokumentu přes aplikace DocuSign či Signi nebo podepsání skrze vložení naskenovaného fyzického podpisu, má stejnou úroveň, jako kdyby byl dokument v listinné podobě podepsán ručně a nebyl úředně ověřen. Soukromoprávní jednání bude v takovém případě platné a v případech, kdy zákon buď písemnou formu vyžaduje, anebo se vzhledem k okolnostem jeví písemná forma jako vhodnější oproti formě ústní, bude splněn i zákonný požadavek formy.
Jak bylo v úvodu tohoto článku naznačeno, zákon ani nařízení eIDAS neklade na prostý elektronický podpis (oproti kvalifikovanému či zaručenému elektronickému podpisu) téměř žádné požadavky. Byť se nám tedy může zdát, že elektronicky dokument podepsat je možné pouze přes určitou aplikaci, ve skutečnosti může být prostým elektronickým podpisem téměř cokoliv. Výše zmíněná definice prostého elektronického podpisu pocházející z čl. 3 odst. 10 eIDAS nijak blíže nespecifikuje, jak by tato „data v elektronické podobě, která jsou připojena nebo logicky spojena s jinými daty v elektronické podobě“ měla vypadat, nebo jakým způsobem by měla být připojena. Je zde tedy široký prostor pro interpretaci.
Nepochybně tedy půjde nejen o vložení obrázku vlastnoručního podpisu k elektronickému dokumentu, může ale jít i o podpis elektronickou tužkou či prstem na tabletu či chytrém telefonu, kdy tento tah vytvoří podpis v elektronické podobě, nebo dokonce označení souhlasového políčka. Jakmile dojde ke spojení těchto „podpisových“ dat s daty podepisovaného dokumentu, půjde o prostý elektronický podpis ve smyslu eIDAS a půjde tedy o platné soukromoprávní jednání v písemné formě.
Elektronické podpisy v profesní praxi
Rozsudek přináší vítaný posun k digitalizaci právní i jiné praxe. Kupříkladu, pokud v obchodních vztazích budou chtít mít smluvní strany jistotu, že bylo předmětné právní jednání skutečně učiněno v písemné formě, nebude nyní nutné zasílat smlouvy ve vícero vyhotoveních poštou či kurýrní službou jednotlivým smluvním stranám a zajišťovat tak fyzické podpisy.
Taktéž je díky Rozsudku postaveno na jisto, že v případě obdržení elektronického dokumentu není již nezbytné tento tisknout do listinné podoby, podepsat jej a následně naskenovaný zaslat zpět druhé smluvní straně, postačí použití prostého elektronického podpisu.
Elektronické podepisování šetří nejen časové náklady (odpadá nutnost osobního setkání či čekání na dodání podepsaných listinných dokumentů), ale i náklady faktické (mnoho smluv vč. příloh mívá stovky stran, které se musí tisknout často v několika vyhotoveních, přičemž bylo v některých případech třeba počítat i s dodatečnými náklady na kurýra apod.).
Jednou z oblastí, které se závěry Rozsudku rovněž mohou dotknout, je oblast HR, která se může těšit na potvrzení mnohých zjednodušení. Pracovníci v oblasti HR při elektronickém podepisování pracovních smluv, dohod o pracích konaných mimo pracovních poměr a obdobných pracovněprávních dokumentů, s výhradou těch, které vyžadují výslovně uznávaný elektronický podpis, případně jsou doručovány osobně či poštou, mohou nyní tyto dokumenty podepisovat i prostým elektronickým podpisem. Rozsudek počítá také s využitím již zmíněných aplikací DocuSign či Signi, které jsou v pracovněprávní oblasti čím dál rozšířenějšími, a dalších.
Elektronické podepisování v HR oblasti přináší nejenom zvýšenou efektivitu, ale i zjednodušení uchovávání pracovněprávních dokumentů a manipulace s nimi. Již nebude nutné archivovat veškerou pracovněprávní dokumentaci v listinné podobě, postačí ji uchovávání elektronicky, což usnadní její následné hledání, ukládání, ale i spolupráci s dalšími odděleními či zaměstnanci, kteří by k těmto dokumentům potřebovali přístup. Nelze také pominout, že běžně do agendy HR spadá i zajišťování mzdové agendy a benefitů, přičemž i zde Rozsudek vnáší více jistoty pro platnost právních jednání.
Připomínáme však, že tyto nové výhody plynoucí z Rozsudku se uplatní pouze při soukromoprávních jednáních. Vůči orgánům veřejné správy je v případě elektronického podepisování nutné nadále používat uznávaný elektronický podpis, který jsme v tomto textu definovali výše.
Závěr
Elektronické podepisování má mnoho výhod. Dosud však v soukromoprávním jednání mohla strany tížit nejistota ohledně (ne)platnosti takto uzavíraného právního jednání. Byť se i před vydáním Rozsudku část odborné veřejnosti klonila ke stejným závěrům, poskytuje nyní Rozsudek určitou formu právní jistoty při případném sporu plynoucího z elektronicky podepsané dokumentace.
Osoby, které podepíšou dokument prostým elektronickým podpisem, se nemusí obávat, zda tento dokument bude skutečně platný a účinný, nebo zda bude splňovat požadavky na písemné právní jednání. Soukromoprávní dokument podepsaný prostým elektronickým podpisem bude postaven na roveň dokumentu, který by byl podepsán fyzickým podpisem bez úředního ověření.
Rozsudek představuje nutný krok k digitalizaci právních jednání, odpovídající na výzvy současného světa přesouvajícího se čím dál víc do virtuálních rovin. Elektronické podepisování soukromoprávní dokumentace v praxi usnadní práci zaměstnanců napříč obory a ušetří jak časové, tak faktické náklady.
V případě jakýchkoli dotazů ohledně elektronických podpisů či práva informačních a komunikačních technologií jsme Vám plně k dispozici. Neváhejte se na nás obrátit.
[1] „K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“
[2]„K podepisování elektronickým podpisem lze použít pouze kvalifikovaný elektronický podpis, podepisuje-li elektronický dokument, kterým a) činí úkon nebo právně jedná stát, územní samosprávný celek, právnická osoba zřízená zákonem nebo právnická osoba zřízená nebo založená státem, územním samosprávným celkem nebo právnickou osobou zřízenou zákonem nebo jejich orgán anebo jiná jejich součást (dále jen „veřejnoprávní podepisující“), nebo b) činí úkon osoba neuvedená v písmenu a) při výkonu své působnosti.“
Mgr. Jakub Málek, managing partner – malek@plegal.cz
Mgr. Karel Janeba, advokátní koncipient – janeba@plegal.cz
Gina Agatha Renotière, právní asistentka – renotiere@plegal.cz
2. 1. 2025