Již 1. října minulého roku nabyla účinnosti novela zákoníku práce, která přinesla mnoho významných změn v pravidlech pracovněprávních vztahů. Stručné shrnutí novelizovaných oblastí, jako je například rozšíření informační povinnosti vůči zaměstnancům nebo nová práva pečujících zaměstnanců, můžete najít v naší dvoudílné sérii článků zde a zde.
Nad rámec povinné transpozice dvou směrnic Evropské unie se rovněž novelizovala úprava práce na dálku a dále se zavedly další prvky digitalizace pracovního práva, a to zejména v reakci na požadavky dosavadní praxe.
Právě oblast digitalizace je téma dnešního, v řadě již čtvrtého článku naší osmidílné sérii, v rámci, které se na jednotlivé novelizované oblasti zaměřujeme do detailů, a tedy navazujeme na náš poslední článek pojednávající o změnách v oblasti dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (článek si můžete přečíst zde).
Úprava doručování před novelou
Elektronické doručování pracovních smluv, výpovědí a dalších klíčových dokumentů bylo teoreticky zakotveno v zákoníku práce ještě před jeho novelizací. Nicméně praktické využití tohoto způsobu doručování bylo výrazně omezené. Podle znění platného do 30. 9. 2023 bylo nutné, aby zaměstnavatel, který chtěl elektronicky doručit zaměstnanci dokumenty uvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce (tzv. důležité pracovněprávní dokumenty), podepsal takovou písemnost uznávaným elektronickým podpisem. Takové doručení nebylo však považováno za účinné, pokud se písemnost vrátila jako nedoručitelná nebo pokud zaměstnanec do 3 dnů od odeslání nepotvrdil její přijetí datovou zprávou s uznávaným elektronickým podpisem.
Situace se však s účinností novely výrazně mění, neboť ta proces elektronického doručování výrazně zjednodušuje a modernizuje. Zejména zužuje okruh důležitých pracovněprávních dokumentů, které je nutné doručovat zaměstnancům do vlastních rukou, a dále mění pravidla pro volbu způsobu doručení.
Zúžení okruhu důležitých pracovněprávních dokumentů
Rozsah výčtu tzv. důležitých pracovněprávních dokumentů, tj. doručovaných v přísnějším režimu (dle § 334 zákoníku práce „do vlastních rukou“), byl oproti dosavadnímu znění novelou zúžen – v novele zákoníku práce jsou tyto označovány jako „písemnosti“ a jedná se o následující:
- jednostranné písemnosti týkající se skončení pracovního poměru/právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr (např. výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době nebo tzv. faktické úkony, jako je například vytýkací dopis (dle judikatury) [1] či výzvy ve smyslu § 52 písm. f) nebo písm. g) zákoníku práce);
- odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se takového místa; a
- mzdový nebo platový výměr.
Způsoby doručování
Novela upouští od dosavadního hierarchického způsobu doručování, čímž tak zaměstnavateli umožňuje, aby si sám zvolil způsob, jakým bude pracovněprávní dokumentace zaměstnanci doručena. Elektronické doručování je v důsledku toho postaveno na roveň doručování prostřednictvím osobního předání, přičemž zaměstnavatel si mezi těmito způsoby může volně vybrat. Výjimku představuje doručování prostřednictvím poštovních služeb, ke kterému může zaměstnavatel přistoupit pouze v případě, že doručení na pracovišti zaměstnavatele není možné.
Podmínky pro elektronické doručování
V případě, že se zaměstnavatel rozhodne doručit zaměstnanci písemnost prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, zpravidla e-mailem, musí být splněny následující podmínky:
- písemnost musí být podepsaná uznávaným elektronickým podpisem[2] (pokud je však dokument doručován zaměstnancem, není elektronický podpis vyžadován);
- zaměstnavatel zaměstnance písemně informoval o podmínkách doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, včetně zákonné lhůty fikce doručení;
- zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení (tedy nikoli jako součást pracovní smlouvy), v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele (například soukromou e-mailovou adresu); a
- zaměstnanec doposud takový souhlas písemně neodvolal.
V souvislosti s procesem doručování se zavádí fikce doručení 15 dnů ode dne dodání písemnosti, jejímž uplynutím se zpráva považuje za řádně doručenou. Pokud však bude doručení zprávy zaměstnancem potvrzeno nebo se odeslaná zpráva vrátí jako nedoručitelná, fikce doručení se neuplatní.
Doručování datovou schránkou
Předchozí souhlas zaměstnance není nově vyžadován pouze v případě doručování do jeho datové schránky. Jedinou překážkou může být v tomto ohledu jen, pokud by si zaměstnanec datovou schránku znepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
U doručování do datové schránky se uplatní fikce doručování v případě neotevření zprávy v 10 dnech od jejího dodání. Podobný režim doručování platí i v případě doručování písemností ze strany zaměstnance zaměstnavateli.
Změny v elektronickém doručování dokumentů dle § 21 zákoníku práce a ostatních dokumentů
Dokumenty, resp. písemnosti, dle kterých dochází souhlasným jednáním zaměstnance a zaměstnavatele ke vzniku, změně nebo zániku pracovní smlouvy, DPP nebo DPČ – tj. dokumenty uvedené v § 21 odst. 1 zákoníku práce – mají pravidla elektronického doručování značně rozvolněnější.
Pokud je taková písemnost uzavřena prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat její vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil. Často se jedná o soukromou e-mailovou adresu zaměstnance, avšak důvodová zpráva uvádí také možnost využití cloudového úložiště zaměstnance nebo elektronické adresy v rámci komunikační aplikace (například Whatsapp).
Pro podpis těchto dokumentů zákon nestanovuje žádné zvláštní požadavky, je tedy možné pracovní smlouvu uzavřít i pomocí standartního elektronického podpisu[3], stačí ale i sken dokumentu podepsaného rukou.
Ostatní dokumenty, tj. dokumenty neuvedené v § 21 odst. 1 nebo § 334 zákoníku práce, jsou pak doručovány v obecném režimu dle občanského zákoníku (režim stojící na teorii dojití, kdy právní jednání působí vůči nepřítomné osobě od okamžiku, kdy jí projev vůle dojde; zmaří-li vědomě druhá strana dojití, platí, že řádně došlo). Takto lze doručovat například vnitřní předpisy (směrnice), informace pro zaměstnance, ale nově i záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.
Elektronicky lze doručovat i různé dohody se zaměstnanci, jako jsou novelou upravené dohody o práci na dálku, ale také i dohody o srážkách ze mzdy, dohody o odpovědnosti za schodek nebo za ztrátu svěřených věcí a kvalifikační dohody.
Jak na to v praxi?
V případě, že se zaměstnavatel rozhodne elektronické doručování pracovněprávních dokumentů na svém pracovišti využívat, je zapotřebí, aby vhodně aktualizoval svoji stávající pracovněprávní dokumentaci. Zejména se jedná o přípravu samostatného písemného prohlášení zaměstnance, v rámci kterého bude udělen souhlas k elektronickému doručování a současně jím bude pro tyto účely sdělena soukromá e-mailová adresa zaměstnance. Prohlášení doporučujeme případně doplnit i o vzor odvolání takového souhlasu, čímž dojde k výraznému usnadnění interních procesů.
Zároveň nelze opomenout informační povinnost zaměstnavatele ohledně využívání elektronického způsobu doručování včetně jeho podmínek, kterou může zaměstnavatel splnit prostřednictvím samostatného informačního dokumentu, případně lze tyto informace doplnit do vhodného, již existujícího vnitřního předpisu.
V souvislosti s digitalizací pracovněprávní agendy je rovněž nutné dbát na důkladnou archivaci elektronických dokumentů, která bude oproti dosavadní, listinné podobě zcela jistě pro všechny přehlednější, zejména pak bude zaručovat vyšší stupeň bezpečnosti. S archivací rovněž souvisí doba platnosti elektronických dokumentů, o kterou se musí zaměstnavatelé aktivně starat, tj. udržovat certifikát elektronického podpisu v platnosti, případně jej prodloužit přidáním tzv. elektronického časového razítka.
Závěr
Digitalizace v oblasti pracovněprávních vztahů představuje významný krok vpřed, neboť zavádí mnohem jednodušší, především pak v praxi lépe aplikovatelná pravidla, která odpovídají aktuálním možnostem i potřebám zaměstnanců a zaměstnavatelů.
Zejména zaměstnavatelé mají konečně volnou rukou co do výběru způsobu doručování písemností, (s výjimkou zmiňovaného doručování prostřednictvím poštovních služeb), což nejen umožňuje daleko pružněji reagovat na konkrétní situace, ale rovněž významně zvyšuje pravděpodobnost úspěšnosti takového doručení.
Lze tak předpokládat, že elektronické doručování se stane z hlediska jeho výhod velmi využívaným a v horizontu několika let možná i hlavním způsobem doručování pracovněprávních písemností. I přesto je však nutné brát na zřetel, že v případném sporu bude na zaměstnavateli, aby prokázal, že písemnost byla zaměstnanci skutečně doručena.
V případě, že byste měli k novele zákoníku práce jakékoli dotazy, či potřebovali pomoci s aktualizací Vaší stávající pracovněprávní dokumentace, neváhejte se na nás kdykoli obrátit.
[1] Zde viz rozsudek Nejvyššího soudu ze dne 4. 9. 2013, sp. zn. 21 Cdo 3693/2012
[2] Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis dle § 6 odst. 2 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.
[3] Například Docusign, DigiSign nebo Signi.
Mgr. Jakub Málek, managing partner – malek@plegal.cz
Mgr. Kateřina Lansdorfová, advokátní koncipientka – lansdorfova@plegal.cz
Mgr. Radim Šulc, advokátní koncipient – sulc@plegal.cz
Ráchel Kouklíková, právní asistentka – kouklikova@plegal.cz
18. 1. 2024