V posledním čtvrtletí loňského roku jsme se konečně dočkali novely zákoníku práce, která k 1. 10. 2023 zavedla řadu významných změn v oblasti pracovněprávních vztahů. Nejen vzhledem k množství, ale zejména k důležitosti těchto změn jsme se rozhodli pro Vás připravit osmidílný cyklus článků, ve kterých se postupně zaměříme na jednotlivé dílčí oblasti do detailu.
V prvním díle jsme se věnovali elektronickému uzavírání smluv a dohod (více se můžete dočíst zde), prostřednictvím kterého mohou být např. s novými zaměstnanci uzavírána dvoustranná právní jednání vedoucí ke vzniku pracovního poměru. S jeho vznikem pak úzce souvisí novelou rozšířená a upravená informační povinnost zaměstnavatele, na kterou se zaměříme v tomto článku.
Pojem informační povinnosti zaměstnavatele
Zákoník práce zaměstnavatelům stanovuje povinnost písemně informovat své zaměstnance o právech a povinnostech vyplývajících z jejich pracovněprávního vztahu v případě, že pracovní smlouva tyto neobsahuje. To platí i pro pracovní poměry založené jmenováním. Dosavadní informační povinnost zaměstnavatelů ve vztahu k zaměstnancům se novelou významně rozšiřuje, a to nejen po obsahové stránce, nýbrž dochází i k rozšíření okruhu osob, vůči kterým musí zaměstnavatelé tuto povinnost dodržovat.
Obsahové rozšíření informační povinnosti
Zaměstnavatelé jsou povinni poskytovat svým zaměstnancům informace v daleko širším rozsahu, než tomu bylo doposud. Taxativní výčet informací stanovený v ustanovení § 37 odst. 1 zákoníku práce, jež musí zaměstnavatel zaměstnanci písemně sdělit (pokud tyto nejsou již obsaženy v pracovní smlouvě), novela rozšířila o:
- dobu trvání a podmínky zkušební doby;
- postup, který je zaměstnavatel spolu se zaměstnancem povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru, a to včetně údaje o běhu a délce výpovědní doby;
- informace o odborném rozvoji zaměstnance, pokud jej zaměstnavatel zabezpečuje;
- údaj o stanovené týdenní pracovní době;
- způsob rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení;
- rozsah práce přesčas;
- rozsah minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a době poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo; a
- údaj o orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné na sociální zabezpečení v souvislosti s pracovním poměrem zaměstnance.
Veškeré tyto informace musí zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout i v mnohem kratší lhůtě, a to již do 7 dnů ode dne vzniku pracovního poměru (tj. ode dne nástupu do práce sjednaného v pracovní smlouvě, nikoliv ode dne, kdy byla práce fakticky zahájena). Novela tedy lhůtu zkracuje, avšak okamžik počátku jejího běhu zůstává stejný. I ve vztahu k nově doplněným informacím bude nadále možné (stejně jako to umožňovala dosavadní právní úprava) tyto nahradit odkazem na kolektivní smlouvu nebo interní předpis.
Nelze však opomenout ani stávající zaměstnance, kteří musí být na jejich písemnou žádost s doplňujícím výčtem informací seznámeni, a to do 7 dnů ode dne doručení takové žádosti.
Informační povinnost zaměstnavatele se však týká i jakýchkoli dalších změn nastalých v průběhu trvání pracovněprávního poměru, ohledně kterých musí být všichni zaměstnanci rovněž informováni, a to nejpozději v den jejich účinnosti (tato povinnost se nevztahuje na změny právních předpisů a kolektivních smluv).
Rozšíření okruhu adresátů
Co se týká okruhu povinně informovaných osob, je tento novelou zákoníku práce rozšířen o zaměstnance, kteří jsou vysíláni na území jiného státu, avšak jen v případě, že takové vysílání přesahuje 4 týdny po sobě jdoucích.
Tyto zaměstnance má zaměstnavatel dle § 37a odst. 1 zákoníku práce povinnost informovat o (i) státu, v němž má být práce vykonávána, (ii) předpokládané době tohoto vyslání, (iii) měně, ve které mu bude vyplácena mzda nebo plat[1], (iv) peněžitém nebo věcném plnění poskytovaném zaměstnavatelem v souvislosti s výkonem práce, a (v) o tom, zda a za jakých podmínek je zajištěn návrat zaměstnance.
Nad rámec informací uvedených v odst. 1 má zaměstnavatel povinnost informovat zaměstnance vyslané do jiného členského státu Evropské unie k výkonu práce v rámci nadnárodního poskytování služeb o (i) odměně za práci, na niž má zaměstnanec nárok v souladu s právními předpisy hostitelského členského státu, (ii) podmínkách poskytování cestovních náhrad v souvislosti s výkonem práce a dalších plněních poskytovaných zaměstnavatelem v souvislosti s vysláním, a (iii) odkazu na oficiální celostátní internetovou adresu zřízenou hostitelským členským státem.
Zavedení povinnosti v oblasti DPP/ DPČ
Zvláštní úprava informační povinnosti je rovněž nově zakotvena ve vztahu k zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, tedy „dohodářů“.
Okruh poskytovaných informací je stanoven v novém § 77 zákoníku práce, a to v obdobném rozsahu, jako je tomu u zaměstnanců na pracovní smlouvu, neboť novelou transponované směrnice Evropské unie[2] nečiní žádný rozdíl mezi jednotlivými formami pracovněprávních vztahů.
Oproti obecné úpravě § 37 zákoníku práce musí v tomto případě zaměstnavatel navíc informovat zaměstnance o plánovaném rozsahu pracovní doby na jeden den nebo týden dopředu. Cílem je poskytnout zaměstnanci rámec pro předvídatelnost výkonu práce, i když skutečný pracovní čas nemusí být přesně vymezen.
Zaměstnanec musí být také informován o tom, zda bude pracovní doba rozvržena pravidelně nebo nepravidelně v průběhu jednotlivých týdnů, přičemž v případě zaměstnanců na dohodu o pracovní činnosti musí být rovněž poskytnuta informace o délce vyrovnávacího období podle § 76 odst. 3 zákoníku práce.
Rovněž nechybí ani úprava zvláštní informační povinnosti ve vztahu k zaměstnancům, kteří pracují na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a současně jsou vysláni na území jiného státu. Ta byla doplněna prostřednictvím nového § 77b zákoníku práce, přičemž uvedené informace odpovídají těm, které platí pro pracovní poměr podle obecné úpravy § 37a zákoníku práce.
Informování v elektronické podobě
Zákoník práce připouští, aby byly povinné informace poskytovány elektronicky. V takovém případě hraje roli v informačním procesu i samotný způsob předávání informací, během kterého musí zaměstnavatel zajistit, aby zaměstnanci měli možnost si sdělované informace vždy uložit a vytisknout.
O seznámení s povinně sdělovanými informacemi musí mít zaměstnavatel doklad potvrzující, že informace byly zaměstnanci skutečně předány. Zejména pro účely případného sporu v budoucnu může být takový doklad stěžejní.
Jak na to v praxi?
Vzhledem k výše uvedeným změnám v informační povinnosti zaměstnavatelů je nutné, aby na ně zaměstnavatelé včas reagovali, zejména jim přizpůsobili obsah stávající pracovněprávní dokumentace a učinili další potřebná opatření, aby jejich postupy byly v souladu s novou právní úpravou. V tomto kontextu doporučujeme zejména následující:
- Aktualizujte interní dokumenty a na ně navazující postupy tak, aby odrážely nové požadavky na informování zaměstnanců.
- Ujistěte se, že jste schopni poskytnout veškeré potřebné informace do 7 dnů od zahájení pracovního poměru nebo od obdržení žádosti stávajícího zaměstnance.
- Při vysílání zaměstnanců do zahraničí se ujistěte, že jsou informováni o všech relevantních podmínkách práce v cílové zemi v souladu s novými předpisy.
- Ujistěte se, že zaměstnanci, jejichž pracovní poměr byl založen některou z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, jsou informováni o plánovaném rozsahu pracovní doby na jeden den nebo týden a o délce vyrovnávacího období.
- Zabezpečte elektronické zasílání informací tak, aby byla zachována bezpečnost osobních údajů zaměstnanců v souladu s předpisy GDPR.
- Zajistěte, že zaměstnanci mají možnost uložit si elektronicky doručené informace, přičemž je mohou kdykoli znovu získat a vytisknout.
- Ukládejte záznamy o poskytnutých informacích a upozorněte zaměstnance na důležitost uchovávání těchto dokumentů pro jejich budoucí referenci.
Za účelem splnění informačních povinností rovněž doporučujeme využít služeb právního poradenství, případně lze při vytváření nových dokumentů využít pro inspiraci vzory, které zveřejnilo Ministerstvo práce a sociálních věcí.
Závěr
Nová právní úprava informační povinnosti zaměstnavatelů přináší zásadní změny v oblasti pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatelé jsou nyní povinni poskytovat svým zaměstnancům mnohem detailnější informace, a to nejen při vzniku pracovního poměru, ale i v průběhu jeho trvání. Důraz je kladen zejména na poskytování informací týkajících se pracovní doby, odměny, rozvržení pracovní doby a dalších důležitých aspektů pracovního života.
Pro zaměstnavatele je nyní klíčové aktualizovat veškeré interní dokumenty a postupy tak, aby zajistily rychlé a správné poskytování informací všem zaměstnancům. Pokud si zaměstnavatel zvolí variantu elektronického zasílání informací, musí dbát na to, aby bezpečnost osobních údajů zaměstnanců byla vždy v souladu s předpisy GDPR.
Pokud byste měli k novele zákoníku práce jakékoli dotazy, či potřebovali pomoci s aktualizací Vaší stávající pracovněprávní dokumentace, neváhejte se na nás kdykoli obrátit.
[1] V dřívější úpravě zakotveno v § 37 odst. 2 zákoníku práce.
[2] Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1158 ze dne 20. června 2019 o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem rodičů a pečujících osob a o zrušení směrnice Rady 2010/18/EU a směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1152 ze dne 20. června 2019 o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách v Evropské unii.
Mgr. Jakub Málek, managing partner – malek@plegal.cz
Mgr. Kateřina Lansdorfová, advokátní koncipientka – lansdorfova@plegal.cz
Mgr. Radim Šulc, advokátní koncipient – sulc@plegal.cz
Ráchel Kouklíková, právní asistentka – kouklikova@plegal.cz
5. 1. 2024