V souvislosti s postupným rozvolňováním restriktivních opatření přijatých v rámci nouzového stavu za účelem zamezení šíření nákazy koronaviru (COVID-19) v České republice, se stávají čím dál tím více aktuální otázky spojené s obnovou funkce zasažených oblastí společenského života, a to i v oblasti zaměstnávání. Zaměstnanci se již často chtějí vracet zpátky na pracoviště a zaměstnavatelé tak zvažují alespoň částečné obnovení běžného fungování kanceláří.
Část zaměstnavatelů provoz na pracovišti neomezila v takové míře, aby nyní musela této otázce čelit. Naopak druhá, a zcela jednoznačně převažující část zaměstnavatelů byla nucena v důsledku mimořádných opatření orgánu veřejné moci přizpůsobit podmínky a režim na pracovišti a nyní musí řešit návrat zaměstnanců do „normálního“ režimu práce na pracovišti z home-office, dovolené či překážek v práci, které byly vyvolány aktuální situací epidemie koronaviru. Jaké podmínky musí zaměstnavatel pro zaměstnance připravit pro zajištění bezpečného návratu do standardního režimu práce na pracovišti?
Právní základ
Při návratu zaměstnanců na pracoviště je nutné zohlednit a mít stále na vědomí, že nebezpečí šíření nákazy onemocněním COVID-19 může stále přetrvávat a nadále jsou účinná jistá omezující opatření Vlády ČR a Ministerstva zdravotnictví ČR, mj. i nošení ochranných prostředků dýchacích cest mimo bydliště.
Žádný právní předpis či závazné rozhodnutí přímo a komplexně nereguluje pravidla chování zaměstnavatelů a zaměstnanců při výše popsané situaci. Vždy je třeba vycházet z obecných právních předpisů, doporučení dostupných z veřejných zdrojů, interních předpisů zaměstnavatele a v neposlední řadě okolností konkrétního případu.
Dle relevantních ustanovení zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (zákoník práce), je zaměstnavatel mj. povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců při práci s ohledem na rizika možného ohrožení jejich života a zdraví, která se týkají výkonu práce (§ 101 odst. 1 zákoníku práce). Zde je nutné upozornit, že tato povinnost zaměstnavatele se vztahuje nejen na samotné zaměstnance, ale na všechny fyzické osoby, které se s jeho vědomím zdržují na pracovištích.
Zaměstnavatel je dále povinen vytvářet bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí a pracovní podmínky vhodnou organizací bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a přijímáním opatření k předcházení rizikům (§ 102 odst. 1 zákoníku práce). V této souvislosti je zaměstnavatel povinen soustavně vyhledávat nebezpečné činitele a procesy pracovního prostředí a pracovních podmínek, zjišťovat jejich příčiny a zdroje a na základě těchto zjištění přijímat opatření k odstranění zjištěných rizik.
V návaznosti na aktuální situací je rovněž na místě připomenout že, zaměstnavatel je povinen přizpůsobovat opatření měnícím se skutečnostem, kontrolovat jejich účinnost a dodržování a zajišťovat zlepšování stavu pracovního prostředí a pracovních podmínek (§ 102 odst. 7 zákoníku práce).
V neposlední řadě je zaměstnavatel taktéž povinen vytvářet zaměstnancům pracovní podmínky, které umožňují bezpečný výkon práce (§ 224 odst. 1 zákoníku práce).
Obecná doporučení pro zaměstnavatele
Shora popsaný právní rámce pro řešení nastalé situace platí stejně pro všechny zaměstnavatele, nicméně je zcela nepochybné, že v praxi vyvstane zcela odlišná potřeba vypořádání se s danou situací na pracovišti, kde je např. práce vykonávána pěti zaměstnanci v jednotlivých kancelářích, na pracovišti s mnoha zaměstnanci a s tzv. open space prostorem, kde se za den mohou potkat desítky až stovky zaměstnanců, a nebo třeba v restauračním či hotelovém provozu. Důležité budou rovněž okolnosti pohybu veřejnost, hostů, návštěv a jiných osob na pracovišti.
Obecně by však zaměstnavatel za dané situace, v zájmu co nejúčinnějšího, bezpečného a plynulého nastolení podmínek pro výkon práce na pracovišti mohl, dle našeho názoru, postupovat podle následujících kroků.
- PLÁN NÁVRATU – Zaměstnavatel by měl naplánovat, jakým způsobem chce a bude moci obnovovat svoji činnosti na pracovišti (směny, vlny, termíny apod.).
- PREVENCE – Zaměstnavatel by měl podniknout a zavést preventivní kroky ve vztahu k výskytu nákazy na pracovišti, vč. zajištění odpovídajících zařízení a prostředků pro udržování osobní hygieny na pracovišti (zvýšený úklid, dezinfekce, postupné obnovení provozu, rozdělení na týmy/směny, prohlášení o nerizikovosti zaměstnance, omezení počtu osob v jedné kanceláři, pravidla zvaní návštěv apod.).
- PRAVIDLA CHOVÁNÍ – Zaměstnavatel by měl zavést zvláštní pravidla chování na pracovišti po dobu trvání epidemie (pravidla stravování, osobní hygieny, pohybu po kanceláři apod.).
- DOKUMENTACE – Zaměstnavatel by měl mít připravenou dokumentaci odpovídající výše uvedenému (interní předpisy, pokyny, informační přehledy, emaily apod.).
- INFORMACE – Zaměstnanci vracející se na pracoviště by měli být dostatečně informováni a proškoleni o pravidlech chování na pracovišti, postupech prevence a hygieny a přijatých zvláštních opatřeních.
- KRIZOVÁ DOKUMENTACE – Pokud zaměstnavatel ještě nezavedl krizovou dokumentaci, měl by tak jistě učinit, a to zejména dokumentaci pro obnovení práce z domova (dohoda o home office, vnitřní předpis), vytvoření plánu reakce na výskyt onemocnění na pracovišti (tzv. Emergency Reaction Plan) a vytvoření plánu vlivu na podnikání (tzv. Business Continuity Plan).
Výše uvedené oblasti týkající se osvětové a preventivní činnosti lze řešit různými postupy, přičemž je nutné přikročit k takovému způsobu, který bude pro daného zaměstnavatele a podmínky na tom kterém pracovišti tím nejvhodnějším. Některé postupy lze přenést do vnitřního předpisu pracoviště či vytvořit vzdělávací dokumentaci nebo video školení pro zaměstnance, aby dopředu věděli, jakým způsobem se mají po návratu na pracoviště chovat.
V této souvislosti nelze než doporučit kroky týkající se prevence, pravidel chování a krizové dokumentace řešit závaznými způsoby, tedy vnitřními předpisy zaměstnavatele.
Praktické rady pro zaměstnavatele
Při plánování návratu zaměstnanců na pracoviště by měl zaměstnavatel vždy pamatovat na prevenci a ochranu zdraví zaměstnanců. Znovu začlenění zaměstnanců a pravidla jejich návratu na pracoviště by měla být ze strany zaměstnavatele stanovena tak, aby bylo sníženo, v ideálním případě zcela eliminováno, riziko šíření koronaviru mezi zaměstnanci na pracovišti a mezi dalšími pracovníky, kteří spolu v rámci výkonu pracovní činnosti přicházejí do kontaktu. Základním, byť v praxi často obtížně proveditelným opatřením, kterým lze efektivně snížit možnost rizika nákazy, je omezit vzájemný kontakt zaměstnanců.
Za tímto účelem je možné dohodnout se se zaměstnanci na práci z domova s tím, že každý ze zaměstnanců bude navštěvovat pracoviště pouze v nevyhnutelně nutných případech a po vzájemné dohodě s ostatními zaměstnanci na pracovišti, zejména pak s těmi, se kterými sdílí na pracovišti kancelářské a jiné prostory.
Zde je nutné zdůraznit, že podmínky pro home-office musí být v každém jednotlivém případě stanoveny na základě písmenné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Současně by měl zaměstnavatel ve svém vlastním zájmu zajistit co nejvíce práce pomocí softwaru na dálku, pokud mu to ovšem ráz a způsob práce na pracovišti umožňuje.
Další možností řešení návratu zaměstnanců do zaměstnání ve vztahu k zabezpečení jejich zdraví a bezpečnosti práce, je jejich rozdělení na týmy, které se na pracovišti nepotkávají, čímž dojde k vytvoření quasi směnného provozu, v jehož rámci polovina zaměstnanců pracuje z domova a polovina z kanceláře. Po určitém časovém úseku pak dojede k jejich vystřídání, čímž se fakticky omezí jejich vzájemný kontakt.
S ohledem na stále aktuální riziko respiračních onemocnění by měla být věnována zvýšená péče a pozornost čištění a dezinfekci prostor i vybavení pracoviště, větrání vnitřních prostor a eliminaci rizikových faktorů (společné ručníky, nádobí apod.). Neméně důležitá jsou i zpřísněná hygienická pravidla, která musí být zaměstnanci na pracovišti dodržována. Za tímto účelem by měly být zaměstnancům rovněž poskytnuty náležité hygienické pomůcky a vybavení, jako jsou dezinfekční gely, jednorázové papírové ručníky, aj.
Z hlediska bezpečnosti je vhodné posílit identifikaci a ochranu rizikových zaměstnanců za účelem prevence nebezpečí nákazy a pozdějšího zjišťování, s kým a v jaké intenzitě mohla nakažená osoba na pracovišti přijít do styku. V souvislosti s výše uvedeným a s ohledem na povinnost předcházet rizikům z hlediska bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je vhodné apelovat na zaměstnance, aby pečlivé sledovali svůj zdravotní stav a zavést postup předběžné konzultace příchodu na pracoviště v případě podezření na výskyt nemoci.
Zaměstnavatel je rovněž oprávněn vyzvat zaměstnance, aby se podrobil vyšetření u poskytovatele pracovnělékařských služeb, popř. registrujícího lékaře, zejména je-li to opodstatněno povahou vykonávané práce nebo má-li zaměstnavatel důvodné podezření, že zaměstnanec není způsobilý vykonávat práci a následně, jako opatření k prevenci rizik, až do výsledku vyšetření takovém u zaměstnanci neumožnit výkon práce na pracovišti.
Uvedené odpovídá i doporučením Ministerstva práce a sociálních věcí, podle kterých v případě podezření nákazy přichází v úvahu mimořádná pracovnělékařská prohlídka u poskytovatele pracovnělékařských služeb, a to ve smyslu § 12 vyhlášky č. 79/2013 Sb., o pracovnělékařských službách a některých druzích posudkové péče.
Současně zůstává v zájmu předcházení rizika nákazy prozatím zaměstnancům neplánovat či omezit pracovní cesty jak vnitrostátního, tak zahraničního charakteru, případně pro ně stanovit striktní pravidla.
V neposlední řadě připomínáme, že v souvislosti s výše uvedenými kroky a postupy budou často vyvstávat nové výzvy v oblasti ochrany osobních údajů zaměstnanců, a dalších údajů zpracovávaných zaměstnavatelem. V souvislosti s prací na dálku a z domova je třeba věnovat zvýšenou pozornost bezpečnosti takové práce z pohledu ochrany dat a stanovení jasných pravidel pro využívání softwaru a reakce na bezpečnostní hrozby (podvodné emaily, navštěvování rizikových stránek apod.). Nad to je pak nutné například při zavedení pravidel předkládání prohlášení o bezinfekčnosti či nerizikovosti zaměstnance či sběru bližších údajů o zdravotním stavu, pohybu a styku s ostatními osobami, pamatovat na adekvátní plnění povinností podle právních předpisů na ochranu osobních údajů (informační povinnost, právní základ zpracování apod.).
Závěr
Zřejmě stále nejúčinnější ochranou proti šíření onemocnění COVID-19 na pracovišti je práce zaměstnanců z domova, a to alespoň v předem dohodnutém střídavém režimu. Toto nastavení však často nemusí odpovídat potřebám a ekonomickým zájmům zaměstnavatele.
Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro návrat zaměstnanců do zaměstnání, měl by stanovit plán návratu do zaměstnání, nastavit rozsah preventivních opatření bránících šíření onemocnění na pracovišti a odpovídající pravidla chování, zavést odpovídající dokumentaci, řádně zaměstnance o všech přijatých opatřeních informovat a případně připravit i krizovou dokumentaci pro výskyt onemocnění na pracovišti.
Ačkoli veškeré výše popsané doporučované postupy bezesporu znamenají pro zaměstnavatele zvýšené náklady na zajištění chodu společnosti, jedná se za současně situace o nezbytné výdaje, umožňující pozvolný návrat ke standardnímu režimu práce na pracovišti, který je spojen s žádoucí obnovou funkce dalších epidemií zasažených oblastí společenského života.
V případě jakýchkoli dotazů k tomuto tématu Vám jsme k dispozici.
Mgr. Jakub Málek, partner – malek@plegal.cz
Mgr. Tereza Dvořáková, advokátní koncipientka – dvorakova@plegal.cz
Eliška Vetýšková, právní asistentka – vetyskova@plegal.cz
30. 04. 2020